Table of Contents

This document contains:

  1. HEART Cluj Terms and Conditions
    1. General terms
    2. Registration and Participant Categories
    3. Deadlines
    4. Events
    5. Certificate of participation
    6. Participation fees
    7. Refund and transfer policy
    8. Contests and promotions
    9. Privacy policy and Media
    10. Event cancelation
    11. Website use
    12. Public Health and Safety Measures
  2. GDPR for HEART Cluj
    1. Personal data collection, processing and storage agreement
    2. Use of personal data – Privacy policy
    3. What personal data do we collect about you? – The right to be informed
    4. Purpose and legal basis of data processing
    5. How do we use this data?
    6. Who do we share this data with?
    7. Securing and encrypting data
    8. Who uses and has access to this information?
    9. How long will this data be stored?
    10. Your rights
    11. Requesting deletion of personal data
    12. Who do I contact if I do not want my personal data to be processed? – The right to opposition
    13. Person responsible for procession the data

HEART Cluj general terms and conditions, return and refund policies

1. General Terms
1.1 Organiser
The Medical Students’ Organisation of Cluj (Organizația Studenților Mediciniști din Cluj), registered and functioning under the laws of Romania, having its registered office at Emil Isac Street, Number 13, Cluj-Napoca, Romania, registered with the Trade Register under registration no. S.C./6/24.04.1990, sole registration no. 9024259 hereinafter “OSM” is a nonprofit organization, founded within the “Iuliu Hațieganu” University of      Medicine and Pharmacy, Cluj-Napoca, Romania, in 1990.
H.E.A.R.T. – Healthcare, Education and Research Talks hereinafter ”HEART” is an international annual conference organized within the OSM. It is an innovative and dynamic event with world-renowned speakers which aims to provide novel and inspiring ideas for the medical and biomedical students’ community as well as for students with interests related to the healthcare field, and also for young doctors or PhD students.

1.2 Definitions
For the purpose of these Terms & Conditions, HEART 2026, “we”, “our”, and “the Organizing Committee” refer to the organisers of H.E.A.R.T. – Healthcare, Education and Research Talks 2026. “Participant”, “attendee”, “you” and “your” refer to any individual registered for or attending any conference activity.
For the purpose of these Terms & Conditions, “Scientific Competition” refers to all abstract submissions, poster presentations, oral presentations organised under the HEART 2026 framework.

1.3 Participant Information
It is the participant’s responsibility to verify the accuracy of the provided data. The data entered by the participant during the registration procedure will be used to generate their Certificate of Participation, their personal conference badge and any other printed or electronic materials needed for the purpose of the conference as well as for contacting the participant.

1.4 Official Language
The official language of the HEART conference is ENGLISH. All the events will be held in English, if not specifically stated otherwise. The communication with the participants will be made in English, if not specifically stated otherwise. By accepting these Terms & Conditions and by participating in this conference the participants acknowledge that a working knowledge of English is required for active participation in most conference activities. HEART organizers are not liable for any problems, misunderstandings, losses or damages that may appear due to participant’s poor English language skills. The organizers do not assume liability for any issues or misunderstandings arising from participants’ registration or participation in conference activities (Scientific or Social Events) that have been explicitly announced on our official website or our official social media pages to be conducted in languages different from those they comprehend and speak.

1.5 Conference Badge and Access
Entrance to all the conference’s venues and events (scientific and social) can be made only with the official badge containing the participant’s name. If the participant fails to present a valid official conference badge (regardless of the reason) they will be denied access to the respective venue and/or event (scientific or social). No refund will be given. In case of a lost or stolen official conference badge, the participant has to immediately contact a member of the HEART staff or send an email to heartcluj.secretariat@gmail.com. Replacement badges may be issued at the discretion of the Organising Committee. The organisers reserve the right to charge an administrative fee for repeated badge replacement requests.

1.6 Code of Conduct
HEART 2026 is committed to maintaining a safe, professional and respectful environment for all participants, speakers, trainers, partners, sponsors and members of the organizing team.
Smoking is prohibited in all conference venues except in designated smoking areas, where permitted by the venue and applicable legislation. Failure to comply with this policy may result in removal from conference activities without refund. The consumption of alcohol is strictly prohibited during scientific activities and within scientific venues, except during officially designated social events where alcohol consumption is permitted. Participants whose behaviour is affected by alcohol consumption in a manner that disrupts conference activities or compromises the safety, comfort or well-being of others may be removed from the event without refund. Any form of verbal abuse, physical abuse, harassment, intimidation, discrimination, antisocial behaviour or unlawful conduct directed towards participants, speakers, trainers, volunteers, sponsors, partners or members of the organizing team is strictly prohibited.

1.7 Enforcement
The Organising Committee reserves the right to deny access, remove participants from conference activities, revoke registrations and prohibit future participation in HEART events in cases of serious misconduct or repeated violations of these Terms and Conditions. No refund shall be provided in such circumstances.
Where appropriate, HEART 2026 organisers reserve the right to report incidents to the relevant authorities and cooperate fully with any resulting investigation.

1.8 Amendments to the Terms & Conditions
The Terms & Conditions may suffer partial alterations at any time.
The Organising Committee reserves the right to amend these Terms and Conditions when necessary. Any substantial modifications to these Terms and Conditions, affecting participants’ rights or obligations will be communicated to all registered participants by email no later than five (5) working days before they enter into force, unless a shorter period is necessary due to exceptional circumstances beyond the Organising Committee’s reasonable control.
Participants are responsible for ensuring that the email address provided during registration remains valid and accessible throughout the conference period. Continued participation in HEART 2026 following the communication of such amendments shall constitute acceptance of the updated Terms and Conditions.
Should a participant disagree with the amendments, they may submit a written request to heartcluj.secretariat@gmail.com within forty-eight (48) hours of receiving the notification. Such requests will be reviewed in accordance with the applicable Refund Policy.

1.9 Limitation of Liability
The Organising Committee shall not be held liable for any personal injury, illness, intoxication, loss, damage, or death resulting from the actions, omissions, negligence or misconduct of third parties, including but not limited to catering providers, venue operators, transportation providers, workshop trainers, speakers, exhibitors, sponsors or other participants.
Participation in conference activities is voluntary and undertaken at the participant’s own risk. Nothing in this provision shall limit or exclude any rights or claims that participants may have directly against the responsible third party under applicable law.

2. Registration and Participant Categories
HEART 2026 recognizes the following participant categories:
        1.Passive Participant
A Passive Participant is an individual registered for the conference who attends scientific and social activities without submitting scientific work for evaluation within the Scientific Competition.
Passive Participants are entitled to access conference activities included in their registration package and will receive a Certificate of Participation, subject to compliance with these Terms and Conditions.
        2.Active Participant
An Active Participant is an individual registered for the conference whose abstract (poster, oral presentation) has been accepted by the Scientific Committee for presentation within the Scientific Competition. The acceptance of a scientific submission does not exempt the participant from completing the registration process or paying any applicable participation fees. Active Participants are subject to all regulations governing the Scientific Competition, including abstract submission requirements, presentation requirements, ethical standards and evaluation procedures.
Participants whose scientific submissions are not accepted will be considered Passive Participants, unless otherwise decided by the Organising Committee.
The Organising Committee reserves the right to verify eligibility and assign participants to the appropriate category. Such participants shall pay the fee difference between the Active Participant fee already paid and the applicable Passive Participant fee corresponding to the same ticket category (Super Early, Early or Regular) no later than fourteen (14) days before the official start of HEART 2026. Failure to pay the outstanding fee difference within this timeframe may result in the cancellation of the participant’s registration, and the Organising Committee reserves the right not to issue any refund.

3. Deadlines
Participants are required to comply with all deadlines published on the official HEART 2026 website and official Communication Channels.
The Organising Committee reserves the right, at its sole discretion, to modify, extend, suspend or replace any deadline related to registration, abstract submission, workshop booking, scientific competition activities or any other conference-related process.
Any changes to deadlines will be published through the official HEART 2026 Communication Channels, including the official website. Where reasonably practicable, registered participants will also be notified by email no later than five (5) working days before such changes take effect. Where this is not reasonably possible due to exceptional circumstances beyond the Organising Committee’s reasonable control, participants will be notified as soon as practicable.
Participants are solely responsible for regularly checking the official conference communication channels, including the official website, email communications and social media platforms, in order to remain informed about any updates or modifications.
The Organising Committee shall not be held responsible for any inconvenience, loss of opportunity, misunderstanding or other consequences resulting from a participant’s failure to monitor the official communication channels. Changes to deadlines shall not constitute modifications to these Terms and Conditions.

4. Events
HEART 2026 is an international medical conference dedicated to advancing healthcare education, scientific research and interdisciplinary collaboration. The conference programme includes a range of educational, scientific and networking activities designed to foster knowledge exchange, practical learning and professional development among participants.
For the purposes of these Terms and Conditions, conference activities are classified into the following categories:
        A. Scientific Events
        B. Scientific Competition
        C. Social Events

        A. Scientific Events
Conferences – Participants may attend Scientific Events without any additional fee beyond the applicable conference registration fee and without prior seat reservation, subject to venue capacity. If the maximum venue capacity is reached, the Organising Committee reserves the right to restrict or deny access to the venue in order to comply with safety regulations and ensure the safety and comfort of all participants.
Workshops – participants can participate without paying any additional fees (apart from the participation fee) to two workshops, consisting of one hands-on workshop and one extra session. Participating in a workshop is possible only after booking a place and after receiving the acceptance email. We will not grant access to workshops to any participants who have not previously booked that given event.
The workshops are not limited to specific academic years, but each will be expressly indicated as appropriate for students in particular academic years or above. We strongly suggest the participants to keep our recommendations in mind. The organisers bear no responsibility if participants fail to consult the official website or social media pages, leading to unawareness that the chosen workshop may not be suitable for their academic year. We are not liable for the participants not understanding parts of the workshops if they decide to book a workshop outside the recommended year of study.
To secure a workshop booking, participants are accountable for regularly checking the website, social media pages, and emails to stay informed about the opening schedule of the booking form. The organisers disclaim responsibility for any misunderstandings or issues arising if participants neglect to check the mentioned platforms and are unable to book their preferred workshop. Participants are also tasked with notifying the organisers (at heartcluj.secretariat@gmail.com) 24 hours prior to the booking form opening if, due to technical errors and reasons beyond our control, they do not receive the email containing the link to the booking platform.
Participants are responsible for verifying the schedule of the workshops they intend to attend, ensuring there are no overlaps, and ensuring their availability to attend the booked workshops. In the event of non-compliance, the organisation disclaims liability for any misunderstandings arising from participants’ failure to check the workshop schedule on the official website or official social media of HEART Cluj. Once a workshop is booked, participants are not permitted to alter their choice of the workshop to attend (an exception applies if there are short-notice changes to the schedule of the booked workshop, a situation discussed in the following paragraph).
The Organising Committee reserves the right to modify the schedule, location or format of any workshop, including less than forty-eight (48) hours before its scheduled start, when circumstances beyond its reasonable control require such changes.
Should these modifications result in scheduling conflicts affecting previously confirmed workshop bookings, the affected participant will be contacted by the Organizing Committee and may be offered an alternative workshop, subject to availability.
Participants are responsible for checking the scheduled time, location and any specific requirements applicable to the workshops they have booked. Participants must arrive at least fifteen (15) minutes before the scheduled start time of the workshop.
Access to workshops after the official start time may be denied at the discretion of the Organising Committee or workshop trainers. No refund or compensation shall be provided to participants who are unable to attend a workshop due to lateness, scheduling conflicts or other circumstances attributable to the participant.
Certain workshops may require specific attire, equipment or materials, including but not limited to medical scrubs, laboratory coats, appropriate footwear or other items communicated by the Organising Committee. Participants who fail to comply with the stated requirements may be denied access to the workshop.
All workshop requirements and relevant information will be communicated through the official HEART 2026 website and official communication channels. Participants are responsible for consulting these sources prior to attending the workshop.
Participants may book any workshop for which places are available and for which they meet any stated eligibility requirements. Workshop places are limited and will be allocated according to the booking procedure established by the Organising Committee.
The official language of HEART 2026 is English. Unless otherwise expressly stated, all scientific events, presentations, workshops and official communications will be conducted in English.
Participants acknowledge that the ability to understand and communicate in English is necessary for effective participation in conference activities.
While the Organising Committee makes reasonable efforts to ensure that scientific activities are delivered in English, it shall not be held responsible for any misunderstandings, communication difficulties or perceived deficiencies in language proficiency on the part of speakers, trainers or participants. Such circumstances shall not constitute grounds for refunds or compensation.

        B. Scientific Competition
The Scientific Competition may consist of poster presentations, oral presentations – scientific formats established by the Organising Committee. Participation in the Scientific Competition is subject to the specific rules, requirements and deadlines established by HEART 2026 and communicated through the official conference channels.
Participation in the Scientific Competition is subject to the eligibility criteria, requirements, deadlines and procedures established by the HEART 2026 Scientific Competition Regulations.
All participants are responsible for reviewing and complying with the Scientific Competition Regulations, as published through the official HEART 2026 communication channels.
The Organising Committee reserves the right to amend, update or clarify the Scientific Competition Regulations whenever necessary. Any such modifications shall be communicated through the official HEART 2026 communication channels and shall not constitute amendments to these Terms and Conditions.
By submitting a scientific work or participating in the Scientific Competition, participants acknowledge and agree to comply with both these Terms and Conditions and the applicable Scientific Competition Regulations.

C. Social Event
HEART 2026 may include social events organised by the Organising Committee for networking, cultural exchange and community building among participants.
Access to social events is subject to the conditions communicated by the Organising Committee, including any applicable participation fees, registration requirements or venue restrictions. Participants may be required to present a valid conference badge and/or proof of registration in order to gain access.
Participants are expected to behave respectfully and in accordance with these Terms and Conditions, the HEART 2026 Code of Conduct and any venue-specific regulations. The Organising Committee and venue operators reserve the right to refuse entry or remove any participant whose behaviour is considered inappropriate, disruptive, unsafe or unlawful. No refund or compensation shall be provided in such circumstances.
The Organising Committee reserves the right to modify, postpone or cancel any social event whenever necessary. In the event that a separately ticketed social event is cancelled by the Organising Committee, participants may be entitled to a refund of the corresponding social event fee.
Participants under the age of eighteen (18) may attend social events only in accordance with applicable Romanian legislation, venue regulations and any additional requirements established by the Organising Committee.
The Organising Committee reserves the right to impose age restrictions on specific social events or activities and to request proof of age at any time. Access may be denied to participants who fail to provide valid identification when requested.
The consumption, purchase or possession of alcoholic beverages by persons under the legal age established by Romanian law is strictly prohibited.
Participants under the age of eighteen (18) attend social events at their own responsibility and, where required by law or venue policy, may be required to provide written parental or legal guardian consent.

5. Certificate of Participation
Participants who comply with the conference requirements may receive an electronic Certificate of Participation. Participants involved in the Scientific Competition may receive additional certificates, as determined by the Organising Committee.
Certificates will be issued electronically within a reasonable period following the conclusion of the conference, generally not exceeding eight (8) weeks.
Electronic certificates shall have the same validity as their printed counterparts.
To support the continuous improvement of future editions, participants may be required to complete the official HEART 2026 feedback form. Unless otherwise communicated by the Organising Committee, the feedback form must be completed within thirty (30) days following the conclusion of the conference.
Failure to complete the feedback form within the specified timeframe may result in delays in certificate issuance or, where expressly communicated in advance, the inability to receive a Certificate of Participation.
Participants who have not received their certificate within the specified timeframe may contact the Organising Committee at heartcluj.secretariat@gmail.com.
Participants are responsible for verifying the accuracy of the personal information provided during registration. Certificates will be issued using the information submitted during registration. Requests to correct errors resulting from inaccurate information provided by the participant may be subject to an administrative processing period.

6. Participation fees
Participation fees include:
        1. Super Early bird fee for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 5 tickets, without the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        2. Super Early bird fee for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 5 tickets, without the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        3. Super Early bird with cocktail party fee for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 5 tickets, with the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), coffee breaks, cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        4. Super Early bird with cocktail party fee for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 5 tickets, with the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        5. Early bird fee for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 10 tickets, without the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        6. Early bird fee for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 20 tickets, without the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        7. Early bird with cocktail party fee for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 10 tickets, with the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), coffee breaks, cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        8. Early bird with cocktail party fee for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 20 tickets, with the cocktail party entrance included. Refund policy terms apply (see also the Refund policy). The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        9. Regular fee for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 30 tickets, without the cocktail party entrance. The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        10. Regular fee for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 175 tickets, without the cocktail party entrance. The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        11. Regular fee with cocktail party for ACTIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 20 tickets, with the cocktail party entrance. The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), eligibility to participate in the Scientific Competition (subject to compliance with the applicable Scientific Competition Regulations), coffee breaks, the cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        12. Regular fee with cocktail party for PASSIVE participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 80 tickets, with the cocktail party entrance. The fee includes: Entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, the cocktail party entrance, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        13. Late fee for participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 10 tickets, without the cocktail party entrance. The fee includes: entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        14. Late fee with cocktail party for participants – this is the participation fee paid by a participant, contingent upon the availability of a limited stock of 5 tickets, without the cocktail party entrance. The fee includes: entrance to all scientific events during the official period of the conference (Events section listed in Terms & Conditions above), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        15. Early cocktail party fee – this fee only ensures entry to the cocktail party, upon the availability of a limited stock of 30 tickets and does not include entrance to any scientific events during the official period of the conference (Events section listed in the Terms & Conditions above as Scientific Events), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        16. Regular cocktail party fee – this fee only ensures entry to the cocktail party, upon the availability of a limited stock of 75 tickets and does not include: entrance to any scientific events during the official period of the conference (Events section listed in the Terms & Conditions above as Scientific Events), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.
        17. Late cocktail party fee – this fee only ensures entry to the cocktail party, upon the availability of a limited stock of 10 tickets and does not include: entrance to any scientific events during the official period of the conference (Events section listed in the Terms & Conditions above as Scientific Events), coffee breaks, official welcome kit with official conference materials and an electronic certificate of participation.

Participation Fees and Online Payments
The applicable participation fees, registration categories, and payment deadlines are published on the official conference website and may be updated from time to time.
Registration is considered valid only after the applicable participation fee has been paid in full and the payment has been successfully confirmed. Workshop registration is available only after payment of the conference participation fee, unless otherwise specified. Participation fees do not include transportation, accommodation, visa-related expenses, insurance, or any other personal costs unless expressly stated.
All online payments are securely processed through Netopia Payments, an authorised payment service provider. The Organising Committee does not collect, process, or store participants’ payment card details. Once redirected to the payment platform, participants are subject to the payment provider’s own Terms & Conditions and Privacy Policy.
Payment confirmations are issued by the payment provider. The Organising Committee shall not be liable for delays, interruptions, failed transactions, or technical issues arising from banking systems, internet service providers, the payment processor, or any other circumstances beyond its reasonable control.
The Organising Committee reserves the right to modify participation fees, registration categories, payment deadlines, or available ticket categories at any time prior to payment. Such changes shall not affect registrations that have already been confirmed.
Any registration obtained through fraudulent, unauthorised, or unlawful means, including the use of stolen payment credentials or false identity information, may be cancelled without prior notice. The Organising Committee reserves the right to refuse participation, suspend or cancel the registration, and, where required or permitted by applicable law, report the matter to the competent authorities.
All refunds, cancellations, and transfers of registrations shall be governed exclusively by the provisions of these Terms & Conditions and the applicable Refund Policy.
1. NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A. guarantees the security of IT systems. Bank card data (card type, card number, expiration date, CVV2, etc.) will not be transferred or stored on the HEART 2026 servers. NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A. will process and store your data in accordance with their own terms & conditions and privacy policy.
2. In the case of 3D Secure Payment for Visa or MasterCard cards, the data related to the participant’s card is entered directly into Visa or MasterCard systems, and if the card has been issued by a bank certified in the 3D Secure system, authorization of the transaction is done only after the participant’s authentication in this system – the introduction of a secret code/password known only to him/her, similar to the PIN code for ATM transactions.

Ticket Delivery Policy
A registration will be considered confirmed only after the payment has been successfully processed and the participant has received the confirmation email from the Organising Committee.
Participants are responsible for providing a valid and accurate email address during registration and for checking their inbox, including the spam or junk folder. If the confirmation email has not been received within 48 hours of a successful payment, participants should contact the Organising Committee at heartcluj@gmail.com for assistance.
Failure to receive the confirmation email due to an incorrect email address provided by the participant or because of issues beyond the Organising Committee’s control shall not affect the validity of the purchase, provided that the payment has been successfully completed.

7. Refund and transfer policy
a) General refund terms:
Conference registration may be cancelled by submitting an official written request to heartcluj.secretariat@gmail.com.
Participants are entitled to a full refund of the registration fee if the cancellation request is submitted within thirty (30) days of the original transaction date and before the official start of HEART 2026, whichever occurs first. If the thirty (30)-day full refund period has expired, participants may request a partial refund of the registration fee, provided that the request is submitted no later than fourteen (14) days prior to the start of HEART 2026. In such cases, fifty per cent (50%) of the registration fee will be refunded, while the remaining fifty per cent (50%) will be retained to cover administrative and organizational costs already incurred. No refunds will be granted for cancellation requests submitted less than fourteen (14) days before the start of the conference.
If the participant chooses to request a refund, they shall lose their participant status and will no longer be entitled to attend HEART 2026 or receive any conference-related benefits, including but not limited to certificates, conference materials, workshop bookings, social event access and welcome kits.
Refund requests submitted during the conference or after its conclusion will not be considered, except in situations expressly provided for by applicable law or where cancellation results directly from the fault of the Organising Committee.
In the event that HEART 2026 is cancelled by the Organising Committee, participants may be entitled to a refund in accordance with the circumstances of the cancellation, applicable legal requirements and any contractual obligations already incurred by the Organising Committee.

 b)General transfer terms:
Conference registrations may be transferred to another individual by submitting a written request to heartcluj.secretariat@gmail.com.
Transfer requests will be accepted until twenty-four (24) hours before the official start of HEART 2026, subject to payment of a non-refundable administrative transfer fee of RON 50. No transfer requests submitted less than twenty-four (24) hours before the start of the conference will be accepted.
Upon completion of the transfer process, the original participant shall lose all rights associated with the registration, including access to conference activities, workshop bookings, social event access, conference materials, certificates and any other participant benefits.
The individual receiving the transferred registration shall acquire the participant status and all rights associated with the original registration package, subject to these Terms and Conditions.
Any workshop bookings, social event registrations or additional services included in the original registration may be transferred only if permitted by the Organising Committee and subject to availability and logistical considerations.
The Organising Committee reserves the right to refuse transfer requests that are incomplete, submitted after the applicable deadline or otherwise fail to comply with the transfer procedure. However, in exceptional and duly justified circumstances, the Organising Committee may, at its sole discretion, approve a transfer request submitted less than twenty-four (24) hours before the start of the conference.
The detailed transfer procedure will be communicated through the official HEART 2026 website and official communication channels.

NO REFUNDS & TRANSFERS shall be granted in the following circumstances:
● where the participant has breached these Terms and Conditions, including but not limited to fraud, suspected fraud, misuse of the registration system or website, or any conduct that may cause damage to the Organising Committee, OSM, the “Iuliu Hațieganu” University of Medicine and Pharmacy Cluj-Napoca, conference participants, partners, sponsors or any third party involved in HEART 2026;
● where the participant has been denied access to, removed from or banned from any conference activity due to inappropriate, disruptive, violent, discriminatory, unlawful or otherwise unacceptable behaviour, or any other serious breach of these Terms and Conditions;
● where the participant is denied access to conference venues or activities due to failure to present a valid official conference badge and, where requested, a valid government-issued identification document (National Identity Card or Passport);
● where the participant is unable to attend a booked workshop due to reasons attributable to the participant, including but not limited to scheduling conflicts, late arrival, failure to locate the venue or failure to comply with workshop requirements;
● for modifications to the conference programme, including changes to schedules, venues, speakers, trainers, session formats, workshop content, keynote lectures, opening or closing ceremonies or other conference activities, where such changes are reasonably necessary;
● for differences between information previously published through the Official Communication Channels and the final delivery of conference activities, where such changes have been communicated by the Organising Committee;
● for misunderstandings or communication difficulties arising from the language proficiency of speakers, trainers, participants or third parties;
● where the participant fails to complete any mandatory conference requirements communicated in advance by the Organising Committee, including, where applicable, the official conference feedback form required for certificate issuance;
● where the applicable participation fee has not been paid in full or where payment is received after the applicable registration deadline;
● for scientific or social events cancelled, postponed or modified due to force majeure, public authority decisions, safety considerations or other circumstances beyond the reasonable control of the Organising Committee, unless otherwise expressly provided in the applicable Refund Policy;
● for prizes, complimentary registrations, promotional discounts or any other benefits awarded through competitions, campaigns or promotional activities organised by HEART 2026;
● for delays in payment confirmation or registration processing resulting from circumstances beyond the reasonable control of the Organising Committee, including but not limited to banking delays, payment service providers, public holidays, technical failures, internet outages or third-party service interruptions;
● for any loss, damage, injury or inconvenience resulting from the acts, omissions or negligence of third parties, including but not limited to payment providers, transport providers, catering services, venue operators, sponsors, partners or exhibitors, except where liability cannot be excluded under applicable law;
● where the participant voluntarily withdraws from the conference outside the refund conditions set out in these Terms and Conditions or the applicable Refund Policy.

8. Contests and promotions
The Organising Committee may organize contests, competitions, giveaways, promotional campaigns or other activities before, during or after HEART 2026.
Members of the HEART 2026 Organising Committee, volunteers directly involved in the organization of a specific contest, sponsors, partners and any other individuals involved in the administration of a particular competition may be excluded from participation where a conflict of interest may arise.
Participants are responsible for providing accurate, complete and up-to-date information when entering any contest or promotion. The Organising Committee reserves the right to verify the identity and eligibility of participants and winners before awarding any prize.
Unless otherwise stated, all decisions made by the Organising Committee regarding contests, promotions, eligibility, rankings and prize allocation shall be final.
Prizes are personal, non-transferable and may not be exchanged for cash, alternative products or services unless expressly stated otherwise by the Organsing Committee. In the event that a winner refuses or is unable to accept a prize, the Organising Committee reserves the right to select an alternative winner.
No refunds, exchanges or monetary compensation shall be provided for prizes obtained through contests, promotions, giveaways or complimentary registrations, including but not limited to free conference registrations, discounted registrations, workshop access or other participant benefits.
Where a prize requires travel, accommodation, identification documents, visas or other legal requirements, the winner shall be solely responsible for fulfilling such requirements.
Specific contests, competitions or promotional campaigns may be governed by additional rules published separately by the Organising Committee. Such rules shall supplement, but not replace, these Terms and Conditions.

9. Privacy Policy and Media
The protection of participants’ privacy and personal data is a priority for HEART 2026. Personal data collected in connection with conference registration and participation shall be processed in accordance with applicable data protection legislation, including Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR).
Personal data may be collected and processed for purposes related to conference administration, participant communication, event management, workshop administration, scientific competition administration, certificate issuance and compliance with applicable legal obligations. Further information regarding the processing of personal data, including participants’ rights under the GDPR, is available in the HEART 2026 Privacy Policy, which forms an integral part of these Terms and Conditions.
Participants are informed that photographs, video recordings and audio recordings may be captured during HEART 2026 events and activities.
Such materials may be used by the Organising Committee for educational, scientific, promotional, archival and communication purposes, including publication through the Official Communication Channels, conference materials, reports, professional journals and future editions of HEART.
By registering for and attending HEART 2026, participants acknowledge that photographs, video recordings and audio recordings may be captured and used for the purposes described in these Terms and Conditions and the HEART 2026 Privacy Policy.
Participants who do not wish to appear in photographs, video recordings or audio recordings must submit a written request to heartcluj.secretariat@gmail.com no later than twenty-one (21) days before the start of the conference. The Organising Committee will make reasonable efforts, where reasonably practicable, to accommodate such requests; however, complete exclusion from recordings captured in public conference spaces or during live events cannot be guaranteed.
No compensation, royalties or other remuneration shall be payable for the lawful use of photographs, video recordings or audio recordings captured during HEART 2026 in accordance with these Terms and Conditions and the HEART 2026 Privacy Policy.

10. Event cancellation
The Organising Committee reserves the right to modify, postpone, suspend, relocate or cancel HEART 2026, in whole or in part, where circumstances beyond its reasonable control make the event impossible, impracticable, unlawful or unsafe to organize.
Such circumstances may include, but are not limited to, natural disasters, epidemics or pandemics, public health emergencies, governmental or regulatory restrictions, strikes, transportation disruptions, armed conflicts, acts of terrorism, civil unrest, force majeure events or any other exceptional circumstances beyond the reasonable control of the Organising Committee.
Where possible, the Organising Committee will make reasonable efforts to identify and implement appropriate alternative arrangements, including modifications to the conference programme, schedule, venue or format.
The Organising Committee shall not be liable for any direct or indirect losses, expenses or inconvenience incurred by participants as a result of such modifications, postponements, relocations or cancellations, including, but not limited to, travel, accommodation or other personal expenses, except where liability cannot be excluded under applicable law.
The Organising Committee further reserves the right to modify, postpone, relocate or cancel individual scientific events, workshops, social events, presentations or Scientific Competition activities whenever reasonably necessary. Such modifications shall not, by themselves, constitute grounds for refunds, compensation or other claims, except where expressly provided in the applicable Refund Policy or required by applicable law.
In the event of significant modifications, postponement or cancellation of HEART 2026, participants will be informed through the Official Communication Channels and, where possible, by email.
Any refund requests arising from the cancellation of HEART 2026 shall be handled in accordance with the applicable Refund Policy and mandatory provisions of applicable law.


11. Website use
The official website of HEART 2026 is www.heartcluj.com. The owner of the official website is OSM (Medical Students’ Organisation).

a) Website Content and Intellectual Property
Unless otherwise stated, all content available on the official HEART 2026 website, including but not limited to text, photographs, graphics, logos, icons, illustrations, audio and video recordings, documents, downloadable materials, website design, layout, software and other multimedia content (collectively, the “Content”), is owned by or licensed to OSM and is protected by applicable copyright, trademark and other intellectual property laws.
The Content is provided solely for personal, non-commercial use in connection with HEART 2026. Except where expressly permitted by these Terms and Conditions or by applicable law, no part of the Content may be copied, reproduced, modified, distributed, published, transmitted, displayed, stored, translated, incorporated into other works or otherwise used without the prior written consent of OSM.
Nothing contained on the official HEART 2026 website or in these Terms and Conditions shall be interpreted as granting any licence or right to use any intellectual property belonging to OSM or to any third party without the prior written permission of the respective rights holder.

b) Accounts & Security
Personal data collected through the website will be processed only for purposes related to HEART 2026 and in accordance with the HEART 2026 Privacy Policy and applicable data protection legislation, including Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR).
The Organising Committee implements reasonable technical and organisational measures to protect the confidentiality and security of personal data and information submitted through the website. However, participants acknowledge that no method of electronic transmission or internet communication can be guaranteed to be completely secure.
Accordingly, while reasonable efforts are made to protect information, the Organising Committee cannot guarantee the absolute security of information transmitted through the website.
Participants are responsible for maintaining the confidentiality of any login credentials associated with their account and for notifying the Organising Committee without undue delay if they become aware of any unauthorised access or suspected security breach affecting their account.

c) Limits of use
Participants and visitors of the website are prohibited from using any automated means or technologies, including but not limited to “deep-link”, “page-scrape”, “robot”, “spider”, crawler, scraper, or any similar automated or manual process, to access, acquire, copy, monitor, reproduce, or otherwise exploit any part of the website or its content.
Users may not circumvent or attempt to circumvent the website’s navigation, security features, or presentation in order to obtain materials, documents, or information by any means not intentionally made available through the website.
Users are strictly prohibited from attempting to gain unauthorised access to any portion of the website, any feature of the website, or any systems, servers, databases, or networks connected to the website, whether by hacking, password mining, credential attacks, or any other unlawful or unauthorised means.
Participants and visitors may not probe, scan, or test the vulnerability of the website or any connected network, nor breach or attempt to breach any security or authentication measures. They may not reverse engineer, trace, collect, or otherwise seek to obtain information relating to any other user, participant, or account, except for information that is lawfully accessible to them through their own account.
Users agree not to take any action that imposes an unreasonable or disproportionately large load on the website, its infrastructure, or any connected systems. They shall not use any device, software, script, or other mechanism to interfere with, disrupt, or attempt to disrupt the proper functioning of the website, any transaction conducted through it, or any other user’s access to or use of the website.
Users may not forge headers, manipulate identifiers, impersonate another individual or entity, or otherwise disguise the origin of any communication submitted through the website or to the Organising Committee.
The website and its content may not be used for any unlawful purpose, for any activity prohibited by these Terms & Conditions, or for any activity that infringes the rights, intellectual property, privacy, or legitimate interests of the Organising Committee, OSM, other participants, sponsors, partners, or any third party.
The Organising Committee reserves the right to restrict, suspend, or permanently deny access to the website to any user who engages in prohibited activities, without prior notice and, where appropriate, to take any additional legal or technical measures available under applicable law.

d) External links
This Site may contain links to other independent third-party Websites (“Linked Sites”). These Linked Sites are provided solely as a convenience to our visitors. Such Linked Sites are not under OSM’s control, and OSM is not responsible for and does not endorse the content of such Linked Sites, including any information or materials contained on such Linked Sites. The participant will need to make their own independent judgment regarding the interaction with these Linked Sites.

e) Disclaimers
The website and all content, services, and information made available through it are provided on an “as is” and “as available” basis, without any express or implied warranties, to the fullest extent permitted by applicable law.
The Organising Committee does not warrant that the website, its content, or any of its features will be uninterrupted, error-free, secure, or free from viruses or other harmful components, nor does it guarantee that any defects will be corrected or that the use of the website will produce any specific results.
Conference-related information published on the website, including but not limited to the programme, keynote lectures, workshops, presentations, social events, tours, speakers, venues, schedules, or other activities, is subject to change without prior notice. The Organising Committee shall not be liable for discrepancies between the information published on the website and the final delivery of such events or activities. Unless otherwise expressly provided in these Terms & Conditions, such changes shall not entitle participants to a refund.
Participants use the website and any linked websites entirely at their own risk. If a participant is dissatisfied with the website or any part of it, their sole remedy is to discontinue its use.
To the maximum extent permitted by applicable law, the Organising Committee shall not be liable for any direct, indirect, incidental, consequential, or special damages arising from or related to the use of, or inability to use, the website. This includes, without limitation, damages resulting from errors, omissions, interruptions, delays, technical failures, viruses, unauthorised access, data loss, theft, alteration of information, or any other malfunction, whether arising in contract, tort (including negligence), or otherwise.
The Organising Committee reserves the right, at any time and without prior notice, to modify, suspend, restrict, or terminate the operation of the website, or any part of it, whenever deemed necessary.


12. Public Health and Safety Measures
Participants are responsible for ensuring that they are fit to attend the conference and comply with any applicable health, safety and public health requirements in force at the time of the event.
For the purposes of these Terms and Conditions, a Force Majeure Event means any unforeseeable, unavoidable and insurmountable event beyond the reasonable control of the affected party, arising after these Terms and Conditions have entered into force, which prevents, in whole or in part, the performance of the obligations arising under these Terms and Conditions. Such events may include, but are not limited to, natural disasters, epidemics or pandemics, acts of war, terrorism, civil unrest, governmental actions, public authority restrictions, strikes, transportation disruptions or other events recognised as force majeure under the applicable law.
Where required by applicable law, the existence of a Force Majeure Event shall be certified or otherwise recognised by the competent authority. The party invoking force majeure shall be relieved from liability for the non-performance or delayed performance of the affected obligations for the duration and to the extent of the Force Majeure Event, in accordance with the applicable law.
The Organising Committee reserves the right to implement additional health and safety measures whenever required by applicable legislation, venue regulations or public authority recommendations.
Participants are responsible for making their own travel, accommodation and attendance arrangements. The Organising Committee shall not be held liable for any inability to attend the conference resulting from illness, travel disruptions, visa restrictions, governmental measures, transportation cancellations or other circumstances beyond its reasonable control.
In the event that the conference is postponed, modified or cancelled due to public health concerns, governmental restrictions, force majeure events or other circumstances beyond the reasonable control of the Organising Committee, the provisions set forth in the Event Cancellation and Refund Policy sections shall apply.
Failure to comply with applicable health, safety or security measures may result in denial of access to conference activities without refund or compensation.

GDPR for HEART Cluj

General Data Protection Regulation (GDPR)

Personal data collection, processing and storage agreement

I hereby consent to my personal data being processed by any means, in accordance with the European legislation, namely Regulation (EU) 679/2016 on the Protection of Individuals with regards to the Processing of Personal Data, and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC (General Data Protection Regulation) by the Medical Students’ Organisation in Cluj and by any other institution empowered to carry out checks on their activity.

All personal information collected, such as your name, surname, email, phone number, series and number of the ID card/passport, signature, is required to ensure communication and to enroll in the HEART Conference and are only collected for this reason. Personal information will be stored until 01.05.2030 or will be anonymized in case of later use. If you want to remove your personal data before, you can contact the HEART Secretariat at heartcluj.secretariat@gmail.com or tel. +40751506050. The submitted data will be accessible only by the organizing committee of HEART and by any other institution empowered to carry out checks on its activity, such as the “Iuliu Hațieganu” University of Medicine and Pharmacy Cluj-Napoca and the Ministry of Education of Romania.

I hereby agree to be photographed and filmed during the event and for these materials to be published for marketing and promotion purposes on the website and social networks of the conference, without affecting my personal or institutional image (except in justified cases where I expressly request not to appear in these materials).

I hereby consent to be contacted using the data collected and stored through the contact forms / request-offer / chat for the purpose of sharing further news about this event and sending you feedback forms.

Use of Personal Data – Privacy Policy
The security of your data is important for us! We inform you that we are following the EU Data Protection Regulation 2016/679 and hereby confirm that your data is safe with us!

You should know that when it comes to your personal data, you have rights that we respect. Below we will inform you how we apply the European Rules, regarding the rights that the law gives you.

We collect this data when you complete forms or ask questions on our website in order to respond to the requests. The collected data will be used to provide the information you have requested. Anytime you have the option to choose deleting your data from our database. However, if you already are a user of ours, your personal data must be kept for a minimum amount of time, according to the law.

What personal data do we collect about you? – the right to be informed
Through our website: heartcluj.com, we only process the data that is required to respond to the applicants about request-offer and to inform them about the provided services.

Data collected and stored through the contact forms /request-offer / chat: name, surname, university, year of study, phone number and email address.

Purpose and legal basis of data processing
If you wish to register for ”HEART 2025”, we will ask for your consent to the processing of personal data on the basis of a legitimate interest in being able to communicate with you with the purpose of sharing further news about this event and sending you feedback forms.

Requested data is necessary to be able to respond to offer requests by email. The manner of receiving a response will be established by the representative of OSM Cluj.

How do we use this data?
Data is used only to respond to your requests. We do not send ads for marketing purposes. Communicating with you will be only for administrative purposes, and will be established by the representatives of OSM Cluj.

Who do we share the data with?
The data is processed only by the Medical Students’ Organization Cluj, with the address: Emil Isac Street, number 13. Personal data is not shared to other private entities for use.

Securing and encrypting data
We use commonly accepted standards regarding the security of keeping data, and the terms of its encryption. We will let you know as soon as we find unauthorized access on your data, if this happens.

Who uses and has access to this information?
The members of the OSM Cluj Executive Board, the members of the HEART Cluj Secretary Department and the HEART Cluj Department Coordinators.

How long will the data be stored?
Personal data is stored as long as we consider it useful or as long as the law requires, unless we receive instructions to do otherwise from you.

Your rights are:
RIGHT TO ACCESS PERSONAL DATA
RIGHT TO RECTIFY PROCESSED DATA
RIGHT TO REFUSE THE PROCESSING OF YOUR DATA
RIGHT TO DELETE DATA
RIGHT TO RESTRICT THE PROCESSING OF YOUR DATA
RIGHT TO THE PORTABILITY OF YOUR DATA
RIGHT TO NOT BE SUBMITTED ONLY TO AUTOMATIC PROCESSING / PROFILE CREATION RIGHT TO SUBMIT A COMPLAINT TO A SUPERVISORY AUTHORITY

How do you access your data?
For any questions or requests regarding the personal data you have provided to us, including exercising your rights as mentioned in the previous section, you may contact us at any time at:
Email: heartcluj.secretariat@gmail.com or admin@osmcluj.ro
Phone number : +40751506050
Address: Emil Isac Street, number 13

How do I delete my personal data?
Personal data can be deleted by sending an email to heartcluj.secretariat@gmail.com, we will register your request and the data will be permanently deleted within 15 days after receiving the request, except for the situations in which a legal basis requires us to do otherwise.

Who do I contact if I do not want my personal data to be processed? – the right to opposition
If storing your personal data in our data base or processing it causes you any prejudice, you may also write to heartcluj.secretariat@gmail.com and we will take legal measures within 15 days after receiving the request.

Person responsible for processing the data
The person in our organisation responsible with processing personal data is Popa Ioan Robert. For any suggestions or concerns, feel free to write an email at admin@osmcluj.ro You also have the right to contact the National Supervisory Authority for Personal Data Processing or the competent courts.

Cuprins:

Acest document conține:

  1. HEART Cluj Terms and Conditions
    1. Termeni Generali
    2. Înregistrare și Categorii de Participanți
    3. Termene-limită
    4. Activitățile Conferinței
    5. Certificate de Participare
    6. Taxe de Participare
    7. Politica de Rambursare și Transfer
    8. Concursuri și campanii promoționale
    9. Politica de Confidențialitate și Utilizarea Materialelor Media
    10. Anularea sau Modificarea Evenimentului
    11. Utilizarea Website-ului
    12. Măsuri de Sănătate Publică și Siguranță
  2. GDPR for HEART Cluj (EN)
    1. Personal data collection, processing and storage agreement
    2. Use of personal data – Privacy policy
    3. What personal data do we collect about you? – The right to be informed
    4. Purpose and legal basis of data processing
    5. How do we use this data?
    6. Who do we share this data with?
    7. Securing and encrypting data
    8. Who uses and has access to this information?
    9. How long will this data be stored?
    10. Your rights
    11. Requesting deletion of personal data
    12. Who do I contact if I do not want my personal data to be processed? – The right to opposition
    13. Person responsible for procession the data

Termeni și Condiții HEART Cluj, politica de returnare și rambursare

1.Termeni Generali
1.1 Organizator
Organizația Studenților Mediciniști din Cluj (OSM), înființată și funcționând în conformitate cu legislația din România, cu sediul în Strada Emil Isac nr. 13, Cluj-Napoca, România, înregistrată sub nr. S.C./6/24.04.1990, având codul unic de înregistrare 9024259, denumită în continuare „OSM”, este o organizație nonprofit fondată în anul 1990 în cadrul Universității de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu” Cluj-Napoca.
H.E.A.R.T. – Healthcare, Education and Research Talks, denumită în continuare „HEART”, este o conferință internațională organizată anual de OSM. Aceasta reprezintă un eveniment inovator și dinamic, care reunește lectori de renume internațional și își propune să ofere oportunități de dezvoltare profesională, idei inovatoare și inspiraționale comunității studenților din domeniul medical și biomedical, precum și studenților interesați de domeniul sănătății, medicilor tineri și doctoranzilor.

1.2 Definiții
În sensul prezentelor Termeni și Condiții, termenii „noi”, „nostru/noastră” și „Comitetul de Organizare” se referă la organizatorii H.E.A.R.T. – Healthcare, Education and Research Talks 2026.
Termenii „participant”, „participant la conferință”, „dumneavoastră” și „al dumneavoastră” desemnează orice persoană înregistrată pentru sau care participă la oricare dintre activitățile conferinței.
În sensul prezentelor Termeni și Condiții, „Competiția Științifică” include toate abstractele înscrise, prezentările de tip poster și prezentările orale organizate în cadrul HEART 2026.

1.3 Informațiile Participantului
Participantul are responsabilitatea de a verifica exactitatea și corectitudinea datelor furnizate în timpul procesului de înregistrare.
Datele introduse la înregistrare vor fi utilizate pentru emiterea Certificatului de Participare, realizarea ecusonului personal al conferinței, pregătirea oricăror materiale tipărite sau electronice necesare desfășurării conferinței, precum și pentru comunicarea cu participantul.

1.4 Limba Oficială
Limba oficială a conferinței HEART este limba engleză. Toate activitățile conferinței se vor desfășura în limba engleză, cu excepția cazurilor în care se precizează în mod expres altfel.
Comunicarea cu participanții se va realiza în limba engleză, dacă nu este specificat în mod expres altfel.
Prin acceptarea prezentelor Termeni și Condiții și prin participarea la conferință, participanții confirmă că dețin un nivel funcțional de cunoaștere a limbii engleze, necesar pentru participarea activă la majoritatea activităților conferinței.
Organizatorii HEART nu pot fi trași la răspundere pentru eventualele probleme, neînțelegeri, pierderi sau prejudicii rezultate din cunoașterea insuficientă a limbii engleze de către participant.
De asemenea, organizatorii nu își asumă răspunderea pentru eventualele probleme sau neînțelegeri generate de înscrierea sau participarea la activități ale conferinței (științifice sau sociale) care au fost anunțate în mod explicit pe website-ul oficial sau prin canalele oficiale de comunicare ca fiind desfășurate într-o limbă pe care participantul nu o înțelege sau nu o vorbește.

1.5 Ecusonul Conferinței și Accesul
Accesul în toate locațiile și la toate activitățile conferinței (științifice și sociale) este permis exclusiv pe baza ecusonului oficial al conferinței, care conține numele participantului.
În cazul în care participantul nu poate prezenta un ecuson oficial valabil, indiferent de motiv, accesul la locația și/sau activitatea respectivă va fi refuzat. În această situație, taxa de participare nu va fi rambursată.
În cazul pierderii sau furtului ecusonului oficial, participantul are obligația de a informa imediat un membru al echipei HEART sau de a transmite un e-mail la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com.
Emiterea unui ecuson de înlocuire se realizează la discreția Comitetului de Organizare. Organizatorii își rezervă dreptul de a percepe o taxă administrativă pentru solicitările repetate de înlocuire a ecusonului.

1.6 Cod de Conduită
HEART 2026 se angajează să mențină un mediu sigur, profesionist și respectuos pentru toți participanții, lectorii, trainerii, partenerii, sponsorii și membrii echipei de organizare.
Fumatul este interzis în toate spațiile conferinței, cu excepția zonelor special amenajate, acolo unde acestea sunt permise de locație și de legislația aplicabilă. Nerespectarea acestei reguli poate conduce la excluderea participantului din activitățile conferinței, fără rambursarea taxei de participare.
Consumul de alcool este strict interzis în timpul activităților științifice și în spațiile destinate acestora, cu excepția evenimentelor sociale oficiale în cadrul cărora consumul de alcool este permis.
Participanții al căror comportament este afectat de consumul de alcool într-un mod care perturbă desfășurarea conferinței sau compromite siguranța, confortul ori bunăstarea celorlalți participanți pot fi îndepărtați din cadrul evenimentului, fără rambursarea taxei de participare.
Este strict interzis orice act de abuz verbal sau fizic, hărțuire, intimidare, discriminare, comportament antisocial ori orice altă conduită ilegală îndreptată împotriva participanților, lectorilor, trainerilor, voluntarilor, sponsorilor, partenerilor sau membrilor echipei de organizare.

1.7 Aplicarea Regulamentului
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a refuza accesul, de a îndepărta participanții din activitățile conferinței, de a anula înregistrările și de a interzice participarea viitoare la evenimentele HEART în cazul unor abateri grave sau al încălcării repetate a prezentelor Termeni și Condiții.În astfel de situații, taxa de participare nu va fi rambursată.
Atunci când este necesar, organizatorii HEART 2026 își rezervă dreptul de a sesiza autoritățile competente și de a coopera pe deplin în cadrul oricărei investigații rezultate în urma incidentelor.

1.8 Modificarea Termenilor și Condițiilor
Prezentele Termeni și Condiții pot fi modificate parțial în orice moment.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica prezentele Termeni și Condiții ori de câte ori este necesar. Orice modificare substanțială care afectează drepturile sau obligațiile participanților va fi comunicată tuturor participanților înregistrați prin e-mail cu cel puțin cinci (5) zile lucrătoare înainte de intrarea în vigoare, cu excepția situațiilor excepționale aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare, în care poate fi necesar un termen mai scurt.
Participanții sunt responsabili să se asigure că adresa de e-mail furnizată la înregistrare rămâne valabilă și accesibilă pe întreaga durată a conferinței.
Continuarea participării la HEART 2026 după comunicarea acestor modificări constituie acceptarea versiunii actualizate a prezentelor Termeni și Condiții.
În cazul în care un participant nu este de acord cu modificările, acesta poate transmite o solicitare scrisă la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com în termen de 48 de ore de la primirea notificării. Solicitarea va fi analizată în conformitate cu Politica de Rambursare aplicabilă.

1.9 Limitarea Răspunderii
Comitetul de Organizare nu poate fi tras la răspundere pentru nicio vătămare corporală, îmbolnăvire, intoxicație, pierdere, deteriorare a bunurilor sau deces rezultate din acțiunile, omisiunile, neglijența ori conduita necorespunzătoare a unor terți, incluzând, fără a se limita la, furnizorii de servicii de catering, operatorii locațiilor, furnizorii de transport, trainerii workshopurilor, lectorii, expozanții, sponsorii sau alți participanți.
Participarea la activitățile conferinței este voluntară și se desfășoară pe propria răspundere a participantului.
Nicio prevedere din această secțiune nu limitează și nu exclude drepturile sau pretențiile pe care participanții le pot avea direct împotriva terțului responsabil, în conformitate cu legislația aplicabilă.

2.Înregistrare și Categorii de Participanți
HEART 2026 recunoaște următoarele categorii de participanți:
2.1 Participant Pasiv
Participantul Pasiv este persoana înregistrată la conferință care participă la activitățile științifice și sociale fără a înscrie o lucrare științifică în cadrul Competiției Științifice. Participanții Pasivi beneficiază de acces la activitățile conferinței incluse în pachetul de înregistrare și vor primi un Certificat de Participare, cu condiția respectării prezentelor Termeni și Condiții.
2.2 Participant Activ
Participantul Activ este persoana înregistrată la conferință al cărei abstract (prezentare orală sau poster) a fost acceptat de către Comitetul Științific pentru prezentare în cadrul Competiției Științifice.
Acceptarea unei lucrări științifice nu exonerează participantul de obligația de a finaliza procesul de înregistrare și de a achita taxa de participare aplicabilă.
Participanții Activi sunt supuși tuturor regulamentelor care guvernează Competiția Științifică, inclusiv cerințelor privind depunerea abstractelor, susținerea prezentărilor, respectarea standardelor etice și procedurile de evaluare.
Participanții ale căror lucrări științifice nu sunt acceptate vor fi încadrați în categoria Participanților Pasivi, cu excepția situațiilor în care Comitetul de Organizare decide altfel.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a verifica eligibilitatea participanților și de a-i încadra în categoria corespunzătoare.
Participanții aflați în această situație vor achita diferența dintre taxa de Participant Activ deja plătită și taxa aplicabilă pentru Participantul Pasiv, corespunzătoare aceleiași categorii de bilet (Super Early, Early sau Regular), cel târziu cu paisprezece (14) zile înainte de începerea oficială a conferinței HEART 2026.Neachitarea diferenței de taxă în termenul menționat poate conduce la anularea înregistrării participantului, iar Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a nu acorda nicio rambursare.

3.Termene-limită
Participanții au obligația de a respecta toate termenele-limită publicate pe website-ul oficial HEART 2026 și prin canalele oficiale de comunicare.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul, la propria sa discreție, de a modifica, prelungi, suspenda sau înlocui orice termen-limită referitor la înregistrare, depunerea abstractelor, rezervarea workshopurilor, activitățile Competiției Științifice sau orice alt proces legat de organizarea conferinței. Orice modificare a termenelor-limită va fi publicată prin intermediul canalelor oficiale de comunicare ale HEART 2026, inclusiv pe website-ul oficial. În măsura în care acest lucru este posibil, participanții înregistrați vor fi informați și prin e-mail cu cel puțin cinci (5) zile lucrătoare înainte ca modificările să intre în vigoare. În situațiile excepționale aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare, în care respectarea acestui termen nu este posibilă, participanții vor fi informați cât mai curând posibil.
Participanții sunt singurii responsabili pentru verificarea periodică a canalelor oficiale de comunicare ale conferinței, inclusiv a website-ului oficial, a comunicărilor prin e-mail și a platformelor oficiale de social media, pentru a rămâne informați cu privire la eventualele actualizări sau modificări.
Comitetul de Organizare nu poate fi tras la răspundere pentru eventualele inconveniente, pierderea unor oportunități, neînțelegeri sau orice alte consecințe rezultate din neconsultarea canalelor oficiale de comunicare de către participant.
Modificarea termenelor-limită nu constituie o modificare a prezentelor Termeni și Condiții.

4.Activitățile Conferinței
HEART 2026 este o conferință medicală internațională dedicată promovării educației medicale, cercetării științifice și colaborării interdisciplinare. Programul conferinței include o gamă variată de activități educaționale, științifice și de networking, concepute pentru a facilita schimbul de cunoștințe, dezvoltarea competențelor practice și dezvoltarea profesională a participanților.
În sensul prezentelor Termeni și Condiții, activitățile conferinței sunt clasificate în următoarele categorii:
A.Evenimente Științifice
B.Competiția Științifică
C.Evenimente Sociale

A.Evenimente Științifice
Conferințe
Participanții pot lua parte la conferințe fără achitarea unei taxe suplimentare față de taxa de participare la conferință și fără rezervarea prealabilă a unui loc, în limita capacității disponibile a sălii.
În cazul în care capacitatea maximă a locației este atinsă, Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a restricționa sau refuza accesul pentru a respecta normele de siguranță și pentru a asigura securitatea și confortul tuturor participanților.

Workshopuri
Participanții pot participa, fără costuri suplimentare față de taxa de participare la conferință, la două workshopuri, constând într-un workshop hands-on și o sesiune suplimentară (extra session). Participarea la un workshop este posibilă numai după rezervarea unui loc și după primirea e-mailului de confirmare. Accesul nu va fi permis participanților care nu au efectuat în prealabil rezervarea workshopului respectiv.
Workshopurile nu sunt limitate la anumite ani de studiu, însă pentru fiecare workshop va fi indicat în mod expres anul de studiu recomandat sau nivelul minim de pregătire recomandat. Încurajăm participanții să țină cont de aceste recomandări atunci când își aleg workshopurile.
Organizatorii nu își asumă răspunderea în cazul în care participanții nu consultă website-ul oficial sau canalele oficiale de comunicare și, din acest motiv, aleg un workshop care nu este recomandat pentru nivelul lor de pregătire academică.
De asemenea, organizatorii nu pot fi trași la răspundere dacă participanții aleg să participe la un workshop destinat unui nivel superior de studiu și, în consecință, nu înțeleg integral conținutul prezentat.
Pentru a-și asigura un loc la workshopul dorit, participanții au obligația de a verifica periodic website-ul oficial, canalele oficiale de comunicare și mesajele transmise prin e-mail pentru a afla data și ora deschiderii platformei de rezervare.
Organizatorii nu își asumă răspunderea pentru eventualele neînțelegeri sau imposibilitatea rezervării workshopului dorit dacă participantul nu urmărește aceste canale de comunicare.
În situația în care, din cauza unor erori tehnice sau a unor circumstanțe aflate în afara controlului organizatorilor, participantul nu primește e-mailul care conține linkul către platforma de rezervare, acesta are obligația de a informa organizatorii la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com cu cel puțin 24 de ore înainte de deschiderea formularului de rezervare.
Participanții sunt responsabili de verificarea programului workshopurilor la care intenționează să participe, de evitarea suprapunerilor dintre acestea și de asigurarea disponibilității pentru participarea la workshopurile rezervate.
În cazul nerespectării acestor obligații, organizatorii nu își asumă răspunderea pentru eventualele neînțelegeri rezultate din neconsultarea programului workshopurilor publicat pe website-ul oficial sau prin canalele oficiale de comunicare ale HEART Cluj.
După confirmarea unei rezervări, participanții nu își pot modifica opțiunea privind workshopul ales. Fac excepție situațiile în care programul workshopului rezervat este modificat cu scurt timp înainte de desfășurare, conform prevederilor de mai jos.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica programul, locația sau formatul oricărui workshop, inclusiv cu mai puțin de 48 de ore înainte de începerea acestuia, atunci când circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil impun astfel de modificări.
În cazul în care aceste modificări generează conflicte de program pentru workshopurile deja confirmate, participantul afectat va fi contactat de Comitetul de Organizare și, în funcție de disponibilitate, i se poate oferi posibilitatea de a participa la un workshop alternativ.
Participanții au obligația de a verifica ora, locația și toate cerințele specifice aplicabile workshopurilor rezervate și trebuie să fie prezenți cu cel puțin 15 minute înainte de ora oficială de începere.    Accesul la workshop după începerea oficială a acestuia poate fi refuzat, la discreția Comitetului de Organizare sau a trainerilor workshopului.  Participanții care nu pot participa la workshop din cauza întârzierii, a suprapunerii programului sau din orice alte motive imputabile acestora nu vor beneficia de rambursarea taxei de participare și nici de alte forme de compensație.  Anumite workshopuri pot impune cerințe specifice privind ținuta, echipamentul sau materialele necesare, incluzând, fără a se limita la, scruburi medicale, halate, încălțăminte adecvată sau alte articole comunicate de Comitetul de Organizare.
Participanților care nu respectă aceste cerințe li se poate refuza accesul la workshop.
Toate cerințele și informațiile relevante privind workshopurile vor fi comunicate prin intermediul website-ului oficial HEART 2026 și al canalelor oficiale de comunicare. Participanții au responsabilitatea de a consulta aceste surse înainte de participarea la workshop.
Participanții pot rezerva orice workshop pentru care există locuri disponibile și pentru care îndeplinesc eventualele condiții de eligibilitate specificate. Numărul de locuri este limitat, iar repartizarea acestora se va realiza conform procedurii de rezervare stabilite de Comitetul de Organizare.
Limba oficială a HEART 2026 este limba engleză. Cu excepția situațiilor în care se precizează în mod expres altfel, toate evenimentele științifice, prezentările, workshopurile și comunicările oficiale se vor desfășura în limba engleză. Participanții confirmă că abilitatea de a înțelege și de a comunica în limba engleză este necesară pentru participarea eficientă la activitățile conferinței.
Deși Comitetul de Organizare depune toate eforturile rezonabile pentru ca activitățile științifice să fie desfășurate în limba engleză, acesta nu poate fi tras la răspundere pentru eventualele neînțelegeri, dificultăți de comunicare sau deficiențe privind competențele lingvistice ale lectorilor, trainerilor ori participanților. Astfel de situații nu constituie temei pentru solicitarea unei rambursări sau a unei compensații.

B.Competiția Științifică
Competiția Științifică poate include prezentări de tip poster și prezentări orale, în formatele stabilite de Comitetul de Organizare.     Participarea la Competiția Științifică este supusă criteriilor de eligibilitate, cerințelor, termenelor-limită și procedurilor prevăzute în Regulamentul Competiției Științifice HEART 2026.         Toți participanții au obligația de a consulta și respecta Regulamentul Competiției Științifice, publicat prin intermediul canalelor oficiale de comunicare ale HEART 2026.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica, actualiza sau clarifica Regulamentul Competiției Științifice ori de câte ori este necesar. Orice astfel de modificare va fi comunicată prin canalele oficiale de comunicare ale HEART 2026 și nu va constitui o modificare a prezentelor Termeni și Condiții.
Prin transmiterea unei lucrări științifice sau prin participarea la Competiția Științifică, participanții declară că au luat cunoștință și acceptă atât prezentele Termeni și Condiții, cât și prevederile Regulamentului Competiției Științifice.

C.Evenimente Sociale
HEART 2026 poate include evenimente sociale organizate de Comitetul de Organizare, având ca scop facilitarea networkingului, schimbului cultural și consolidarea comunității participanților.
Accesul la evenimentele sociale este supus condițiilor comunicate de Comitetul de Organizare, inclusiv eventualelor taxe de participare, cerințe de înregistrare sau restricții impuse de locație. Pentru acces poate fi necesară prezentarea unui ecuson valid al conferinței și/sau a dovezii înregistrării.
Participanții au obligația de a manifesta un comportament respectuos și de a respecta prezentele Termeni și Condiții, Codul de Conduită HEART 2026 și regulamentele specifice ale locației. Comitetul de Organizare și administratorii locației își rezervă dreptul de a refuza accesul sau de a îndepărta orice participant al cărui comportament este considerat nepotrivit, perturbator, periculos sau ilegal. În astfel de situații nu se va acorda nicio rambursare sau compensație. Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica, amâna sau anula orice eveniment social atunci când acest lucru este necesar. În cazul anulării de către organizatori a unui eveniment social pentru care s-a achiziționat un bilet separat, participanții pot avea dreptul la rambursarea taxei aferente acelui eveniment.
Participanții cu vârsta sub 18 ani pot participa la evenimentele sociale numai cu respectarea legislației române aplicabile, a regulamentelor locației și a oricăror cerințe suplimentare stabilite de Comitetul de Organizare.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a impune restricții de vârstă pentru anumite evenimente sau activități și de a solicita, în orice moment, prezentarea unui document de identitate pentru verificarea vârstei. Accesul poate fi refuzat participanților care nu pot prezenta un document de identitate valabil.
Consumul, cumpărarea sau deținerea băuturilor alcoolice de către persoanele care nu au împlinit vârsta legală prevăzută de legislația română sunt strict interzise.
Participanții cu vârsta sub 18 ani participă la evenimentele sociale pe propria răspundere și, atunci când legislația sau regulamentul locației impun acest lucru, pot fi obligați să prezinte acordul scris al părintelui sau al reprezentantului legal.

5.Certificate de Participare
Participanții care îndeplinesc cerințele conferinței pot primi un Certificat de Participare în format electronic. Participanții implicați în Competiția Științifică pot primi, de asemenea, certificate suplimentare, conform deciziei Comitetului de Organizare.
Certificatele vor fi emise în format electronic într-un termen rezonabil după încheierea conferinței, care, în mod obișnuit, nu va depăși opt (8) săptămâni. Certificatele electronice au aceeași valoare și valabilitate ca cele emise în format tipărit.
Pentru a contribui la îmbunătățirea continuă a edițiilor viitoare ale conferinței, participanților li se poate solicita completarea formularului oficial de feedback HEART 2026. Cu excepția cazului în care Comitetul de Organizare comunică altfel, formularul de feedback trebuie completat în termen de treizeci (30) de zile de la încheierea conferinței.
Necompletarea formularului de feedback în termenul prevăzut poate conduce la întârzierea emiterii certificatului sau, dacă acest lucru a fost comunicat în mod expres în prealabil de către Comitetul de Organizare, la imposibilitatea eliberării Certificatului de Participare.
Participanții care nu au primit certificatul în termenul menționat pot contacta Comitetul de Organizare la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com.
Participanții sunt responsabili pentru verificarea exactității datelor personale furnizate în timpul procesului de înregistrare. Certificatele vor fi emise utilizând informațiile furnizate la înregistrare.
Solicitările de corectare a certificatelor ca urmare a furnizării unor informații incorecte de către participant pot necesita un termen administrativ suplimentar de procesare.

6.Taxe de Participare
Taxele de participare includ următoarele categorii:
1.Taxa Super Early Bird pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 5 bilete, fără acces la cocktail party. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare (a se vedea Politica de Rambursare). Taxa include: acces la toate evenimentele științifice desfășurate în perioada oficială a conferinței (conform secțiunii Evenimente din prezentul document); pauze de cafea; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); kitul oficial de bun venit al conferinței; Certificat de Participare în format electronic.
2.Taxa Super Early Bird pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 5 bilete, fără acces la cocktail party. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice desfășurate în perioada oficială a conferinței; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit al conferinței; Certificat de Participare în format electronic.
3.Taxa Super Early Bird cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 5 bilete, cu acces la cocktail party inclus. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
4.Taxa Super Early Bird cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 5 bilete, cu acces la cocktail party inclus. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
5.Taxa Early Bird pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 10 bilete, fără acces la cocktail party. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
6.Taxa Early Bird pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 20 de bilete, fără acces la cocktail party. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
7.Taxa Early Bird cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 10 bilete, cu acces la cocktail party inclus. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
8.Taxa Early Bird cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 20 de bilete, cu acces la cocktail party inclus. Se aplică prevederile Politicii de Rambursare. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
9.Taxa Regular pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 30 de bilete, fără acces la cocktail party. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
10.Taxa Regular pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 175 de bilete, fără acces la cocktail party. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
11.Taxa Regular cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Activi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Activ, disponibilă în limita unui număr de 20 de bilete, cu acces la cocktail party inclus. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; eligibilitatea de a participa la Competiția Științifică (cu respectarea Regulamentului Competiției Științifice); pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
12.Taxa Regular cu acces la Cocktail Party pentru Participanți Pasivi – reprezintă taxa de participare achitată de un Participant Pasiv, disponibilă în limita unui număr de 80 de bilete, cu acces la cocktail party inclus. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; acces la cocktail party; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
13.Taxa Late pentru Participanți – reprezintă taxa de participare disponibilă în limita unui număr de 10 bilete, fără acces la cocktail party. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare în format electronic.
14.Taxa Late cu acces la Cocktail Party pentru Participanți – reprezintă taxa de participare disponibilă în limita unui număr de 5 bilete, cu acces la cocktail party inclus. Taxa include: acces la toate evenimentele științifice;pauze de cafea; acces la cocktail party;kitul oficial de bun venit;Certificat de Participare în format electronic.
15.Taxa Early Cocktail Party – asigură exclusiv accesul la cocktail party, în limita unui număr de 30 de bilete. Această taxă nu include: acces la evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare.
16.Taxa Regular Cocktail Party – asigură exclusiv accesul la cocktail party, în limita unui număr de 75 de bilete. Această taxă nu include: acces la evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare.
17.Taxa Late Cocktail Party – asigură exclusiv accesul la cocktail party, în limita unui număr de 10 bilete. Această taxă nu include: acces la evenimentele științifice; pauze de cafea; kitul oficial de bun venit; Certificat de Participare.

Taxe de Participare și Plăți Online
Taxele de participare aplicabile, categoriile de înregistrare și termenele-limită pentru efectuarea plăților sunt publicate pe website-ul oficial al conferinței și pot fi actualizate periodic.
Înregistrarea este considerată valabilă numai după achitarea integrală a taxei de participare aplicabile și confirmarea cu succes a plății. Înscrierea la workshopuri este posibilă numai după achitarea taxei de participare la conferință, cu excepția cazurilor în care se specifică în mod expres altfel.
Taxele de participare nu includ costurile de transport, cazare, cheltuielile aferente obținerii vizei, asigurările sau orice alte cheltuieli personale, cu excepția celor menționate în mod expres.
Toate plățile online sunt procesate în condiții de siguranță prin intermediul NETOPIA Payments, furnizor autorizat de servicii de plată. Comitetul de Organizare nu colectează, nu prelucrează și nu stochează datele cardurilor bancare ale participanților. După redirecționarea către platforma de plată, participanții sunt supuși propriilor Termeni și Condiții și propriei Politici de Confidențialitate ale furnizorului de servicii de plată. Confirmările plăților sunt emise de către furnizorul de servicii de plată. Comitetul de Organizare nu poate fi tras la răspundere pentru întârzieri, întreruperi, tranzacții eșuate sau probleme tehnice generate de sistemele bancare, furnizorii de servicii de internet, procesatorul de plăți sau de orice alte circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil. Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica taxele de participare, categoriile de înregistrare, termenele de plată sau categoriile de bilete disponibile în orice moment anterior efectuării plății. Aceste modificări nu vor afecta înregistrările deja confirmate.
Orice înregistrare obținută prin mijloace frauduloase, neautorizate sau ilegale, inclusiv prin utilizarea unor date de plată furate sau a unor informații false privind identitatea, poate fi anulată fără notificare prealabilă. Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a refuza participarea, de a suspenda sau anula înregistrarea și, atunci când este impus sau permis de legislația aplicabilă, de a sesiza autoritățile competente.
Toate rambursările, anulările și transferurile înregistrărilor sunt guvernate exclusiv de prevederile prezentelor Termeni și Condiții și de Politica de Rambursare aplicabilă.
NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A. garantează securitatea sistemelor informatice utilizate pentru procesarea plăților. Datele cardului bancar (tipul cardului, numărul cardului, data expirării, codul CVV2 etc.) nu sunt transferate și nu sunt stocate pe serverele HEART 2026. NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.A. va prelucra și stoca aceste date în conformitate cu propriii Termeni și Condiții și cu propria Politică de Confidențialitate.
În cazul plăților securizate 3D Secure efectuate cu carduri Visa sau MasterCard, datele aferente cardului participantului sunt introduse direct în sistemele Visa sau MasterCard. Dacă respectivul card a fost emis de o bancă certificată în sistemul 3D Secure, autorizarea tranzacției se realizează numai după autentificarea participantului în acest sistem, prin introducerea unui cod secret sau a unei parole cunoscute exclusiv de acesta, similar codului PIN utilizat pentru tranzacțiile efectuate la bancomat.

Politica de livrare a biletelor
După efectuarea cu succes a plății, participanții vor primi un e-mail de confirmare la adresa de e-mail furnizată în timpul înregistrării, în termen de 24–48 de ore. E-mailul de confirmare, transmis de la adresa heartcluj@gmail.com, confirmă faptul că participantul a achiziționat cu succes un bilet și că înregistrarea pentru HEART 2026 a fost finalizată.
Înregistrarea va fi considerată confirmată numai după procesarea cu succes a plății și după primirea e-mailului de confirmare din partea Comitetului de Organizare.
Participanții sunt responsabili pentru furnizarea unei adrese de e-mail valide și corecte la momentul înregistrării, precum și pentru verificarea căsuței de e-mail, inclusiv a folderelor Spam/Junk. În cazul în care e-mailul de confirmare nu este primit în termen de 48 de ore de la efectuarea cu succes a plății, participanții sunt rugați să contacteze Comitetul de Organizare la adresa heartcluj@gmail.com pentru asistență.
Nerecepționarea e-mailului de confirmare ca urmare a furnizării unei adrese de e-mail incorecte de către participant sau din cauza unor situații aflate în afara controlului Comitetului de Organizare nu afectează valabilitatea achiziției, cu condiția ca plata să fi fost procesată cu succes.

7.Politica de Rambursare și Transfer
Condiții generale privind rambursarea
Înregistrarea la conferință poate fi anulată prin transmiterea unei solicitări scrise la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com.
Participanții au dreptul la rambursarea integrală a taxei de participare dacă solicitarea de anulare este transmisă în termen de treizeci (30) de zile de la data efectuării plății și înainte de începerea oficială a HEART 2026, luându-se în considerare termenul care survine primul.
În cazul în care perioada de treizeci (30) de zile pentru rambursarea integrală a expirat, participanții pot solicita o rambursare parțială, cu condiția ca solicitarea să fie transmisă cel târziu cu paisprezece (14) zile înainte de începerea oficială a conferinței HEART 2026. În această situație, se va rambursa 50% din taxa de participare, iar 50% va fi reținut pentru acoperirea costurilor administrative și organizatorice deja suportate.
Nu se vor acorda rambursări pentru solicitările de anulare transmise cu mai puțin de paisprezece (14) zile înainte de începerea conferinței.
În cazul în care participantul solicită rambursarea taxei de participare, acesta își pierde calitatea de participant și nu va mai avea dreptul de a participa la HEART 2026 sau de a beneficia de niciunul dintre avantajele conferinței, incluzând, fără a se limita la, certificate, materiale ale conferinței, rezervări la workshopuri, acces la evenimentele sociale și kitul de bun venit.
Solicitările de rambursare transmise în timpul conferinței sau după încheierea acesteia nu vor fi luate în considerare, cu excepția situațiilor prevăzute în mod expres de legislația aplicabilă sau atunci când anularea este cauzată direct de culpa Comitetului de Organizare.
În situația în care HEART 2026 este anulată de către Comitetul de Organizare, participanții pot avea dreptul la rambursarea taxei de participare, în funcție de circumstanțele anulării, de prevederile legislației aplicabile și de obligațiile contractuale deja asumate de Comitetul de Organizare.

Condiții generale privind transferul înregistrării
Înregistrarea la conferință poate fi transferată unei alte persoane prin transmiterea unei solicitări scrise la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com.
Solicitările de transfer vor fi acceptate până cu douăzeci și patru (24) de ore înainte de începerea oficială a conferinței HEART 2026, cu condiția achitării unei taxe administrative de transfer, nerambursabile, în valoare de 50 RON. Solicitările de transfer transmise cu mai puțin de 24 de ore înainte de începerea conferinței nu vor fi acceptate. După finalizarea procesului de transfer, participantul inițial își pierde toate drepturile aferente înregistrării, inclusiv accesul la activitățile conferinței, rezervările la workshopuri, accesul la evenimentele sociale, materialele conferinței, certificatele și orice alte beneficii asociate participării. Persoana care preia înregistrarea dobândește calitatea de participant și toate drepturile aferente pachetului de participare transferat, cu respectarea prezentelor Termeni și Condiții. Rezervările la workshopuri, înscrierile la evenimente sociale sau alte servicii suplimentare incluse în înregistrarea inițială pot fi transferate numai cu aprobarea Comitetului de Organizare și în funcție de disponibilitate și de constrângerile organizatorice.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a refuza solicitările de transfer incomplete, transmise după expirarea termenului-limită sau care nu respectă procedura de transfer.
Cu toate acestea, în situații excepționale și temeinic justificate, Comitetul de Organizare poate aproba, la propria sa discreție, o solicitare de transfer transmisă cu mai puțin de 24 de ore înainte de începerea conferinței.
Procedura detaliată privind transferul înregistrării va fi publicată pe website-ul oficial HEART 2026 și comunicată prin canalele oficiale de comunicare.

Nu se vor acorda rambursări și nu vor fi aprobate transferuri ale înregistrării în următoarele situații:
– în cazul în care participantul încalcă prevederile prezentelor Termeni și Condiții, inclusiv, dar fără a se limita la, fraudă, suspiciune de fraudă, utilizarea abuzivă a sistemului de înregistrare sau a website-ului ori orice altă conduită care poate cauza prejudicii Comitetului de Organizare, OSM, Universității de Medicină și Farmacie „Iuliu Hațieganu” Cluj-Napoca, participanților la conferință, partenerilor, sponsorilor sau oricărei alte părți implicate în organizarea HEART 2026;
– în cazul în care participantului îi este refuzat accesul, este îndepărtat din cadrul unei activități sau i se interzice participarea la conferință ca urmare a unui comportament neadecvat, perturbator, violent, discriminatoriu, ilegal sau a oricărei alte încălcări grave a prezentelor Termeni și Condiții;
– în cazul în care participantului îi este refuzat accesul la locațiile sau activitățile conferinței deoarece nu poate prezenta un ecuson oficial valid și, atunci când i se solicită, un document de identitate valabil emis de autoritățile competente (carte de identitate sau pașaport);
– în cazul în care participantul nu poate participa la un workshop rezervat din motive care îi sunt imputabile, inclusiv, dar fără a se limita la, suprapuneri de program, întârziere, imposibilitatea identificării locației workshopului sau nerespectarea cerințelor specifice ale acestuia;
– ca urmare a modificării programului conferinței, inclusiv modificări privind orarul, locațiile, lectorii, trainerii, formatul sesiunilor, conținutul workshopurilor, prelegerile plenare, ceremonia de deschidere sau închidere ori orice alte activități ale conferinței, atunci când aceste modificări sunt justificate în mod rezonabil;
– pentru diferențele dintre informațiile comunicate anterior prin canalele oficiale de comunicare și desfășurarea finală a activităților conferinței, în măsura în care respectivele modificări au fost comunicate de Comitetul de Organizare;
– pentru neînțelegeri sau dificultăți de comunicare generate de nivelul de cunoaștere a limbii utilizate de lectori, traineri, participanți sau alte persoane implicate;
– în cazul în care participantul nu îndeplinește obligațiile obligatorii comunicate în prealabil de Comitetul de Organizare, inclusiv, atunci când este cazul, completarea formularului oficial de feedback necesar pentru emiterea Certificatului de Participare;
– în cazul în care taxa de participare nu a fost achitată integral sau plata este confirmată după expirarea termenului-limită de înregistrare aplicabil;
– pentru evenimente științifice sau sociale anulate, amânate sau modificate ca urmare a unui caz de forță majoră, a deciziilor autorităților publice, din motive de siguranță sau din alte circumstanțe aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare, cu excepția cazurilor prevăzute în mod expres în Politica de Rambursare;
– pentru premii, înregistrări gratuite, reduceri promoționale sau orice alte beneficii acordate în cadrul concursurilor, campaniilor sau activităților promoționale organizate de HEART 2026;
– pentru întârzieri în confirmarea plății sau în procesarea înregistrării cauzate de circumstanțe aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare, inclusiv, dar fără a se limita la, întârzieri bancare, furnizori de servicii de plată, zile nelucrătoare, defecțiuni tehnice, întreruperi ale conexiunii la internet sau indisponibilitatea serviciilor furnizate de terți;
– pentru orice pierdere, prejudiciu, vătămare sau inconvenient rezultat din acțiunile, omisiunile ori neglijența unor terți, inclusiv, dar fără a se limita la, furnizori de servicii de plată, transportatori, servicii de catering, operatorii locațiilor, sponsori, parteneri sau expozanți, cu excepția situațiilor în care răspunderea nu poate fi exclusă potrivit legislației aplicabile;
– în cazul în care participantul renunță în mod voluntar la participarea la conferință în afara condițiilor de rambursare prevăzute în prezentele Termeni și Condiții sau în Politica de Rambursare aplicabilă.

8.Concursuri și campanii promoționale
Comitetul de Organizare poate organiza concursuri, competiții, campanii promoționale, giveaway-uri sau alte activități înainte, în timpul sau după desfășurarea HEART 2026.
Membrii Comitetului de Organizare HEART 2026, voluntarii implicați direct în organizarea unui anumit concurs, sponsorii, partenerii și orice alte persoane implicate în administrarea unei competiții pot fi excluși de la participare în situațiile în care poate exista un conflict de interese.
Participanții sunt responsabili pentru furnizarea unor informații corecte, complete și actualizate la înscrierea în orice concurs sau campanie promoțională. Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a verifica identitatea și eligibilitatea participanților și a câștigătorilor înainte de acordarea oricărui premiu.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel, toate deciziile Comitetului de Organizare privind concursurile, campaniile promoționale, eligibilitatea, clasamentele și acordarea premiilor sunt finale.
Premiile sunt personale, netransmisibile și nu pot fi preschimbate în bani, produse sau servicii alternative, cu excepția situațiilor în care Comitetul de Organizare prevede în mod expres contrariul. În cazul în care un câștigător refuză sau nu poate accepta premiul, Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a desemna un alt câștigător.
Nu se acordă rambursări, schimburi sau compensații financiare pentru premiile obținute în cadrul concursurilor, campaniilor promoționale, giveaway-urilor sau în urma înregistrărilor gratuite ori oferite cu titlu promoțional, inclusiv, dar fără a se limita la, participarea gratuită la conferință, înregistrările cu reducere, accesul la workshopuri sau alte beneficii acordate participanților.
În cazul în care un premiu implică deplasare, cazare, documente de identitate, viză sau îndeplinirea altor cerințe legale, câștigătorul este singurul responsabil pentru respectarea și îndeplinirea acestora.
Anumite concursuri, competiții sau campanii promoționale pot fi supuse unor reguli suplimentare, publicate separat de Comitetul de Organizare. Aceste reguli completează, dar nu înlocuiesc, prezentele Termene și Condiții.

9.Politica de Confidențialitate și Utilizarea Materialelor Media
Protecția vieții private și a datelor cu caracter personal ale participanților reprezintă o prioritate pentru HEART 2026. Datele cu caracter personal colectate în legătură cu înregistrarea și participarea la conferință vor fi prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, inclusiv cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).
Datele cu caracter personal pot fi colectate și prelucrate în scopuri legate de administrarea conferinței, comunicarea cu participanții, organizarea evenimentului, gestionarea workshopurilor, administrarea Competiției Științifice, emiterea certificatelor și îndeplinirea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă.
Informații suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv drepturile participanților conferite de GDPR, sunt disponibile în Politica de Confidențialitate HEART 2026, care face parte integrantă din prezentele Termeni și Condiții.
Participanții sunt informați că, pe durata desfășurării evenimentelor și activităților HEART 2026, pot fi realizate fotografii, înregistrări video și înregistrări audio.
Aceste materiale pot fi utilizate de către Comitetul de Organizare în scopuri educaționale, științifice, promoționale, de arhivare și de comunicare, inclusiv prin publicarea lor pe canalele oficiale de comunicare, în materialele conferinței, rapoarte, reviste de specialitate și în cadrul edițiilor viitoare ale HEART.
Prin înregistrarea și participarea la HEART 2026, participanții iau la cunoștință și acceptă faptul că fotografiile, înregistrările video și înregistrările audio realizate în cadrul conferinței pot fi utilizate în scopurile descrise în prezentele Termeni și Condiții și în Politica de Confidențialitate HEART 2026.
Participanții care nu doresc să apară în fotografii, înregistrări video sau înregistrări audio trebuie să transmită o solicitare scrisă la adresa heartcluj.secretariat@gmail.com cel târziu cu douăzeci și una (21) de zile înainte de începerea conferinței.
Comitetul de Organizare va depune toate eforturile rezonabile pentru a respecta aceste solicitări, în măsura în care acest lucru este posibil. Cu toate acestea, excluderea completă din materialele realizate în spațiile publice ale conferinței sau în timpul evenimentelor desfășurate în direct nu poate fi garantată.
Nu se va acorda nicio compensație financiară, redevență sau altă formă de remunerație pentru utilizarea legală a fotografiilor, înregistrărilor video sau audio realizate în cadrul HEART 2026, în conformitate cu prezentele Termeni și Condiții și cu Politica de Confidențialitate HEART 2026.

10.Anularea sau Modificarea Evenimentului
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica, amâna, suspenda, reloca sau anula, integral sau parțial, conferința HEART 2026, în cazul în care circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil fac imposibilă, impracticabilă, ilegală sau nesigură organizarea evenimentului.
Astfel de circumstanțe pot include, fără a se limita la, dezastre naturale, epidemii sau pandemii, urgențe de sănătate publică, restricții impuse de autoritățile publice sau de alte autorități competente, greve, perturbări ale transportului, conflicte armate, acte de terorism, tulburări civile, cazuri de forță majoră sau orice alte situații excepționale aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare.
Ori de câte ori este posibil, Comitetul de Organizare va depune toate eforturile rezonabile pentru a identifica și implementa soluții alternative adecvate, inclusiv prin modificarea programului conferinței, a calendarului, a locației sau a formatului de desfășurare.
Comitetul de Organizare nu poate fi tras la răspundere pentru nicio pierdere, cheltuială sau inconvenient, direct ori indirect, suportat de participanți ca urmare a acestor modificări, amânări, relocări sau anulări, inclusiv, dar fără a se limita la, cheltuieli de transport, cazare sau alte cheltuieli personale, cu excepția situațiilor în care răspunderea nu poate fi exclusă potrivit legislației aplicabile.
De asemenea, Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica, amâna, reloca sau anula anumite evenimente științifice, workshopuri, evenimente sociale, prezentări sau activități din cadrul Competiției Științifice, ori de câte ori acest lucru este necesar în mod rezonabil. Astfel de modificări nu constituie, prin ele însele, un temei pentru acordarea unei rambursări, compensații sau formularea altor pretenții, cu excepția situațiilor prevăzute în mod expres în Politica de Rambursare aplicabilă sau impuse de legislația în vigoare.
În cazul unor modificări semnificative, al amânării sau al anulării conferinței HEART 2026, participanții vor fi informați prin intermediul canalelor oficiale de comunicare și, acolo unde este posibil, prin e-mail.
Orice solicitare de rambursare rezultată din anularea conferinței HEART 2026 va fi soluționată în conformitate cu Politica de Rambursare aplicabilă și cu dispozițiile obligatorii ale legislației în vigoare.

Utilizarea Website-ului
Website-ul oficial al conferinței HEART 2026 este www.heartcluj.com. Proprietarul website-ului oficial este Organizația Studenților Mediciniști din Cluj (OSM).

a) Conținutul Website-ului și Drepturile de Proprietate Intelectuală
Cu excepția cazurilor în care se prevede în mod expres altfel, întregul conținut disponibil pe website-ul oficial HEART 2026, incluzând, fără a se limita la, texte, fotografii, elemente grafice, logo-uri, pictograme, ilustrații, înregistrări audio și video, documente, materiale descărcabile, designul website-ului, structura acestuia, aplicațiile software și orice alte materiale multimedia (denumite în continuare, în mod colectiv, „Conținutul”), este proprietatea OSM sau este utilizat în baza unei licențe și este protejat de legislația aplicabilă privind drepturile de autor, mărcile și alte drepturi de proprietate intelectuală.
Conținutul este pus la dispoziție exclusiv pentru uz personal și necomercial, în legătură cu participarea la HEART 2026. Cu excepția cazurilor permise în mod expres de prezentele Termeni și Condiții sau de legislația aplicabilă, nicio parte a Conținutului nu poate fi copiată, reprodusă, modificată, distribuită, publicată, transmisă, afișată, stocată, tradusă, integrată în alte lucrări sau utilizată în orice alt mod fără acordul prealabil scris al OSM.
Nicio prevedere din cadrul website-ului oficial HEART 2026 sau din prezentele Termeni și Condiții nu poate fi interpretată ca acordând o licență sau un drept de utilizare asupra vreunui drept de proprietate intelectuală aparținând OSM sau unui terț, fără acordul prealabil scris al titularului respectiv.

b) Conturi și Securitate
Datele cu caracter personal colectate prin intermediul website-ului vor fi prelucrate exclusiv în scopuri legate de organizarea și desfășurarea HEART 2026, în conformitate cu Politica de Confidențialitate HEART 2026 și cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).
Comitetul de Organizare implementează măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea confidențialității și securității datelor cu caracter personal și a informațiilor transmise prin intermediul website-ului. Cu toate acestea, participanții recunosc că nicio metodă de transmitere electronică a datelor sau de comunicare prin internet nu poate garanta securitate absolută.
În consecință, deși sunt depuse toate eforturile rezonabile pentru protejarea informațiilor, Comitetul de Organizare nu poate garanta securitatea absolută a datelor transmise prin intermediul website-ului.
Participanții sunt responsabili pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare asociate contului lor și au obligația de a informa fără întârzieri nejustificate Comitetul de Organizare dacă iau cunoștință despre orice acces neautorizat sau orice posibil incident de securitate care afectează contul lor.

c) Limitele de Utilizare
Participanților și vizitatorilor website-ului le este interzis să utilizeze orice mijloace sau tehnologii automate, incluzând, fără a se limita la, deep-link, page scraping, robots, spiders, crawlers, scrapers sau orice alte procese automate ori manuale similare, pentru a accesa, obține, copia, monitoriza, reproduce sau exploata în orice mod website-ul ori conținutul acestuia.
Utilizatorii nu au dreptul să eludeze sau să încerce să eludeze sistemele de navigare, măsurile de securitate sau modul de funcționare al website-ului pentru a obține materiale, documente sau informații care nu sunt puse la dispoziție în mod intenționat prin intermediul acestuia.
Este strict interzisă orice încercare de acces neautorizat la orice secțiune a website-ului, la funcționalitățile acestuia sau la sistemele, serverele, bazele de date ori rețelele asociate, inclusiv prin hacking, obținerea frauduloasă a parolelor, atacuri asupra credențialelor sau orice alte metode ilegale ori neautorizate.
Participanții și vizitatorii nu au dreptul să testeze vulnerabilitățile website-ului sau ale rețelelor asociate și nici să încalce ori să încerce să încalce măsurile de securitate sau autentificare. De asemenea, aceștia nu pot încerca să identifice, urmărească, colecteze sau obțină informații despre alți utilizatori, participanți sau conturi, cu excepția informațiilor la care au acces în mod legal prin propriul cont.
Utilizatorii se obligă să nu întreprindă nicio acțiune care ar putea genera o încărcare excesivă sau disproporționată asupra website-ului, infrastructurii acestuia sau sistemelor conectate. De asemenea, este interzisă utilizarea oricărui dispozitiv, software, script sau mecanism care poate afecta, întrerupe sau perturba funcționarea website-ului, tranzacțiile efectuate prin intermediul acestuia sau accesul altor utilizatori.
Utilizatorii nu pot falsifica antetele mesajelor, manipula identificatorii, uzurpa identitatea unei alte persoane sau entități ori ascunde în orice mod originea comunicărilor transmise prin intermediul website-ului sau către Comitetul de Organizare.
Website-ul și conținutul acestuia nu pot fi utilizate în scopuri ilegale, pentru activități interzise de prezentele Termeni și Condiții sau pentru activități care încalcă drepturile, proprietatea intelectuală, viața privată ori interesele legitime ale Comitetului de Organizare, OSM, participanților, sponsorilor, partenerilor sau oricăror terți.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a restricționa, suspenda sau interzice permanent accesul la website oricărui utilizator care desfășoară activități interzise, fără notificare prealabilă și, atunci când este cazul, de a adopta orice alte măsuri tehnice sau juridice prevăzute de legislația aplicabilă.

d) Linkuri Externe
Website-ul poate conține linkuri către website-uri independente aparținând unor terțe părți („Website-uri Terțe”). Aceste linkuri sunt oferite exclusiv pentru confortul utilizatorilor.
Website-urile Terțe nu se află sub controlul OSM, iar OSM nu este responsabilă pentru conținutul, informațiile sau materialele publicate pe acestea și nu le aprobă sau garantează în niciun fel.
Participanții sunt singurii responsabili pentru evaluarea și utilizarea acestor website-uri externe.

e) Exonerarea de Răspundere
Website-ul, precum și toate informațiile, serviciile și conținutul disponibile prin intermediul acestuia, sunt furnizate „ca atare” și „în funcție de disponibilitate”, fără nicio garanție expresă sau implicită, în limita maximă permisă de legislația aplicabilă.
Comitetul de Organizare nu garantează că website-ul, conținutul acestuia sau funcționalitățile sale vor funcționa fără întreruperi, fără erori, în condiții de securitate deplină sau fără viruși ori alte componente dăunătoare și nu garantează remedierea tuturor deficiențelor sau obținerea unor rezultate specifice prin utilizarea website-ului.
Informațiile privind conferința publicate pe website, incluzând, fără a se limita la, programul, lectorii invitați, workshopurile, prezentările, evenimentele sociale, tururile, locațiile, orarele sau alte activități, pot fi modificate fără notificare prealabilă.
Comitetul de Organizare nu răspunde pentru eventualele diferențe dintre informațiile publicate pe website și desfășurarea efectivă a activităților conferinței. Cu excepția cazurilor prevăzute în mod expres în prezentele Termeni și Condiții, astfel de modificări nu conferă participanților dreptul la rambursare.
Participanții utilizează website-ul și orice website-uri externe accesate prin intermediul acestuia exclusiv pe propria răspundere. În cazul în care un participant este nemulțumit de website sau de orice parte a acestuia, singura măsură disponibilă este încetarea utilizării acestuia.
În limita maximă permisă de legislația aplicabilă, Comitetul de Organizare nu răspunde pentru niciun prejudiciu direct, indirect, incidental, special sau consecutiv rezultat din utilizarea sau imposibilitatea utilizării website-ului, incluzând, fără a se limita la, erori, omisiuni, întreruperi, întârzieri, defecțiuni tehnice, viruși informatici, acces neautorizat, pierderea, furtul sau modificarea datelor ori orice altă disfuncționalitate, indiferent dacă răspunderea este contractuală, delictuală (inclusiv pentru neglijență) sau de altă natură.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a modifica, suspenda, restricționa sau înceta funcționarea website-ului ori a oricărei părți a acestuia, în orice moment și fără notificare prealabilă, atunci când apreciază că acest lucru este necesar.

12.Măsuri de Sănătate Publică și Siguranță
Participanții sunt responsabili să se asigure că starea lor de sănătate le permite participarea la conferință și să respecte toate cerințele privind sănătatea, siguranța și sănătatea publică aplicabile la momentul desfășurării evenimentului.
În sensul prezentelor Termeni și Condiții, un Eveniment de Forță Majoră reprezintă orice eveniment imprevizibil, inevitabil și insurmontabil, aflat în afara controlului rezonabil al părții afectate, survenit după intrarea în vigoare a prezentelor Termeni și Condiții, care împiedică, total sau parțial, îndeplinirea obligațiilor asumate în temeiul acestora.
Astfel de evenimente pot include, fără a se limita la, dezastre naturale, epidemii sau pandemii, conflicte armate, acte de terorism, tulburări civile, măsuri guvernamentale, restricții impuse de autoritățile publice, greve, perturbări ale transportului sau orice alte evenimente recunoscute ca forță majoră potrivit legislației aplicabile.
Atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru, existența unui Eveniment de Forță Majoră va fi certificată sau recunoscută de autoritatea competentă. Partea care invocă forța majoră va fi exonerată de răspundere pentru neexecutarea sau executarea cu întârziere a obligațiilor afectate, pe durata și în limita efectelor Evenimentului de Forță Majoră, în conformitate cu legislația aplicabilă.
Comitetul de Organizare își rezervă dreptul de a implementa măsuri suplimentare privind sănătatea și siguranța ori de câte ori acestea sunt impuse de legislația aplicabilă, de regulamentele locației sau de recomandările autorităților competente.
Participanții sunt responsabili pentru organizarea propriului transport, a cazării și a tuturor aspectelor legate de participarea la conferință. Comitetul de Organizare nu poate fi tras la răspundere pentru imposibilitatea participării la conferință cauzată de îmbolnăvire, perturbări ale transportului, restricții privind vizele, măsuri guvernamentale, anularea mijloacelor de transport sau orice alte circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil.
În cazul în care conferința este amânată, modificată sau anulată ca urmare a unor motive de sănătate publică, a restricțiilor impuse de autorități, a unui Eveniment de Forță Majoră sau a altor circumstanțe aflate în afara controlului rezonabil al Comitetului de Organizare, se vor aplica prevederile secțiunilor Anularea Evenimentului și Politica de Rambursare din prezentul document.
Nerespectarea măsurilor aplicabile privind sănătatea, siguranța sau securitatea poate conduce la refuzarea accesului la activitățile conferinței, fără drept la rambursare sau la orice altă formă de compensație.

GDPR for HEART Cluj

General Data Protection Regulation (GDPR)

Personal data collection, processing and storage agreement

I hereby consent to my personal data being processed by any means, in accordance with the European legislation, namely Regulation (EU) 679/2016 on the Protection of Individuals with regards to the Processing of Personal Data, and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC (General Data Protection Regulation) by the Medical Students’ Organisation in Cluj and by any other institution empowered to carry out checks on their activity.

All personal information collected, such as your name, surname, email, phone number, series and number of the ID card/passport, signature, is required to ensure communication and to enroll in the HEART Conference and are only collected for this reason. Personal information will be stored until 01.05.2030 or will be anonymized in case of later use. If you want to remove your personal data before, you can contact the HEART Secretariat at heartcluj.secretariat@gmail.com or tel. +40784 239 373. The submitted data will be accessible only by the organizing committee of HEART and by any other institution empowered to carry out checks on its activity, such as the “Iuliu Hațieganu” University of Medicine and Pharmacy Cluj-Napoca and the Ministry of Education of Romania.

I hereby agree to be photographed and filmed during the event and for these materials to be published for marketing and promotion purposes on the website and social networks of the conference, without affecting my personal or institutional image (except in justified cases where I expressly request not to appear in these materials).

I hereby consent to be contacted using the data collected and stored through the contact forms / request-offer / chat for the purpose of sharing further news about this event and sending you feedback forms.

Use of Personal Data – Privacy Policy

The security of your data is important for us! We inform you that we are following the EU Data Protection Regulation 2016/679 and hereby confirm that your data is safe with us!

You should know that when it comes to your personal data, you have rights that we respect. Below we will inform you how we apply the European Rules, regarding the rights that the law gives you.

We collect this data when you complete forms or ask questions on our website in order to respond to the requests. The collected data will be used to provide the information you have requested. Anytime you have the option to choose deleting your data from our database. However, if you already are a user of ours, your personal data must be kept for a minimum amount of time, according to the law.

 What personal data do we collect about you? – the right to be informed

Through our website: heartcluj.com, we only process the data that is required to respond to the applicants about request-offer and to inform them about the provided services.

Data collected and stored through the contact forms /request-offer / chat: name, surname, university, year of study, phone number and email address.

Purpose and legal basis of data processing

If you wish to register for ”HEART 2026”, we will ask for your consent to the processing of personal data on the basis of a legitimate interest in being able to communicate with you with the purpose of sharing further news about this event and sending you feedback forms.

Requested data is necessary to be able to respond to offer requests by email. The manner of receiving a response will be established by the representative of OSM Cluj.

How do we use this data?

Data is used only to respond to your requests. We do not send ads for marketing purposes. Communicating with you will be only for administrative purposes, and will be established by the representatives of OSM Cluj.

Who do we share the data with?

The data is processed only by the Medical Students’ Organization Cluj, with the address: Emil Isac Street, number 13. Personal data is not shared to other private entities for use.

Securing and encrypting data

We use commonly accepted standards regarding the security of keeping data, and the terms of its encryption. We will let you know as soon as we find unauthorized access on your data, if this happens.

Who uses and has access to this information?

The members of the OSM Cluj Executive Board, the members of the HEART Cluj Secretary Department and the HEART Cluj Department Coordinators.

How long will the data be stored?

Personal data is stored as long as we consider it useful or as long as the law requires, unless we receive instructions to do otherwise from you.

Your rights are:

RIGHT TO ACCESS PERSONAL DATA

RIGHT TO RECTIFY PROCESSED DATA

RIGHT TO REFUSE THE PROCESSING OF YOUR DATA

RIGHT TO DELETE DATA

RIGHT TO RESTRICT THE PROCESSING OF YOUR DATA

RIGHT TO THE PORTABILITY OF YOUR DATA

RIGHT TO NOT BE SUBMITTED ONLY TO AUTOMATIC PROCESSING / PROFILE CREATION RIGHT TO SUBMIT A COMPLAINT TO A SUPERVISORY AUTHORITY

How do you access your data?

For any questions or requests regarding the personal data you have provided to us, including exercising your rights as mentioned in the previous section, you may contact us at any time at:

Email: heartcluj.secretariat@gmail.com or admin@osmcluj.ro

Phone number : +40784 239 373

Address: Emil Isac Street, number 13 

How do I delete my personal data?

Personal data can be deleted by sending an email to heartcluj.secretariat@gmail.com, we will register your request and the data will be permanently deleted within 15 days after receiving the request, except for the situations in which a legal basis requires us to do otherwise.

Who do I contact if I do not want my personal data to be processed? – the right to opposition

If storing your personal data in our data base or processing it causes you any prejudice, you may also write to heartcluj.secretariat@gmail.com and we will take legal measures within 15 days after receiving the request.

Person responsible for processing the data

The person in our organisation responsible with processing personal data is Popa Ioan Robert. For any suggestions or concerns, feel free to write an email at admin@osmcluj.ro You also have the right to contact the National Supervisory Authority for Personal Data Processing or the competent courts.